Executive Summary: cos’è e come realizzarlo?

Ragazzo scrive un executive summary

Ne avrai già sentito parlare e ti sarai probabilmente chiesto: Quali sono i segreti per realizzare un efficace executive summary, al fine di presentare al meglio il tuo progetto? Come scrivere un executive summary? Scopriamolo insieme!

L’executive summary rappresenta una parte fondamentale nella presentazione di un progetto attraverso un documento aziendale: si tratta, infatti, di un riassunto del suddetto documento o di un gruppo di diversi documenti. Il suo scopo è quello di illustrare sinteticamente e in modo chiaro il contenuto del piano aziendale.

Executive summary: perché è importante?

Essendo la perfetta sintesi del tuo documento (o di più documenti) aziendale di partenza, l’executive summary viene solitamente posizionato alla fine del suddetto. Qual è la sua utilità e perché viene considerato così fondamentale?

Il sommario può essere letto con facilità e velocità da chiunque: attraverso di esso chiunque può arrivare a comprendere chiaramente la storia e l’andamento dell’azienda, nonché i tuoi personali obiettivi al fine di migliorarla. L’executive summary, infatti, viene spesso utilizzato per proporre un cambiamento all’interno della società, oppure una proposta per risolvere un problema al suo interno.

Se scritto in modo chiaro, leggibile ed esaustivo, il sommario può permettere al lettore di risparmiare tempo, permettendogli di non leggere per intero il documento aziendale. La sintesi, infatti, ti permetterà di comunicare facilmente con i tuoi destinatari, in modo da arrivare subito al punto della questione!

Molto spesso, infatti, l’executive summary è l’unica sezione del documento aziendale ad essere letta interamente, proprio grazie alla sua immediatezza ed efficacia!

È dunque fondamentale, in caso tu voglia comunicare con la tua azienda, che tu abbia in mente i passaggi per realizzare un perfetto executive summary! 

Executive summary: esempio di struttura

scrittura sommario al PC

Lo scopo dell’executive summary è quello di orientare chi ascolta e legge attraverso il progetto di cambiamento che stai proponendo o la novità che vorresti introdurre nella tua azienda; è necessario, dunque, concentrarsi sui punti importanti da includere nel tuo sommario, organizzati secondo una precisa struttura:

–   Il tuo executive summary non deve superare in lunghezza il 10% del documento di partenza; deve essere conciso, sintetico e di impatto! Ricordati dell’importanza di mantenere alta l’attenzione di chi legge!

–   Per lo stesso motivo, il sommario deve essere organizzato in brevi paragrafi; non dilungarti e non soffermarti su dettagli non fondamentali!

–   Il tuo executive summary deve necessariamente avere un’introduzione, al fine di illustrare il punto di partenza della situazione che hai intenzione di modificare, da te descritta più ampiamente nel documento di partenza; all’interno dell’introduzione puoi inserire la storia della tua azienda e il suo stato attuale, evidenziando gli aspetti positivi, ma anche quelli che ti piacerebbe venissero modificati.

–   Solitamente l’executive summary contiene una proposta di cambiamento o una proposta per risolvere un problema presente nell’azienda; risulta dunque importante spiegare gli obiettivi che ti sei prefissato e gli impegni da assumersi per avviare il cambiamento.

–   A sostegno della tua proposta porta delle prove, dei dati che giustifichino la presenza del problema e che dimostrino che la tua idea è la soluzione migliore per risolverlo! Sii deciso, brillante e conciso! È importante saper arrivare direttamente al punto, ma sempre e comunque sostenuto da dati e prove attendibili e precisi riguardo la situazione della società.

–   È importante inserire una parte dedicata alla giustificazione della tua proposta: perché l’azienda dovrebbe optare per la tua opzione? Perché proprio in questo momento? E perché proprio a queste condizioni? In sostanza, cosa ha la tua idea di tanto innovativo? Perché la tua proposta dovrebbe essere scelta al posto delle altre? Cerca di essere convincente e soprattutto concreto!

–   Non dimenticarti di dichiarare i mezzi che pensi ti saranno necessari per realizzare la tua idea; si tratta per lo più di fondi da investire nel cambiamento da te proposto ed è sempre meglio palesarli per tempo!

–   Infine, elabora una breve conclusione in cui ribadisci il tuo entusiasmo e la tua serietà!

 Stile e aspetti grafici

Ragazza scrive un sommario esecutivo

È fondamentale concentrarsi anche sull’impatto visivo e grafico dell’executive summary, al fine di facilitarne la lettura ed aumentarne l’efficacia e l’immediatezza: quale carattere bisogna utilizzare? Come disporre i diversi paragrafi? È opportuno inserire grafici e/o tabelle? Vediamo insieme gli aspetti grafici e visivi che devi tenere a mente!

–   Organizza i tuoi paragrafi, sottoparagrafi e le varie sezioni del tuo sommario in un elenco puntato; in questo modo i concetti risulteranno ordinati e di conseguenza la lettura risulterà più semplice, immediata e accattivante!

–   Scegli un carattere semplice, pulito e facilmente leggibile; ciò conferirà al tuo sommario una certa professionalità!

–   Evidenziare dati importanti utilizzando il grassetto può rivelarsi utile per far saltare all’occhio le parole chiave della tua proposta!

–   Se hai deciso di utilizzare un modello Power Point, assicurati che lo sfondo delle slide sia monocromatico e basilare, al fine di non creare distrazioni all’occhio di chi legge e permettere al lettore di concentrarsi sul testo! In tal caso, cerca di mantenere un’omogeneità tra le diverse slide; inoltre, evita di riempire un’unica slide con troppi caratteri: ciò potrebbe penalizzare l’impatto visivo della tua presentazione! È consigliabile, quando si tratta di Power Point, lavorare attentamente sulla grafica delle diverse slide!

–   Ricorda, si tratta di una sintesi! È dunque necessario focalizzarsi sull’essenziale e scrivere frasi brevi, chiare e concise! Non stai scrivendo un racconto fantasy: elimina tutto ciò che non è necessario nominare!

–   Utilizza un linguaggio semplice e chiaro. Dimentica qualsiasi manierismo stilistico, come un eccesso di aggettivi o avverbi o di vocaboli troppo ricercati! Ricorda che il tuo scopo è quello di essere chiaro e mantenere alta l’attenzione!

–   Il linguaggio, inoltre, deve essere adattato alla audience, al tipo di pubblico a cui si riferisce; a seconda dei diversi destinatari dovrà dunque assumere toni e registri linguistici differenti. Non trascurare questo aspetto! La scelta di un lessico inadatto potrebbe penalizzare le tue idee!

–   Al fine di esemplificare i concetti e renderli visibili, è consigliabile l’uso di grafici, al fine di illustrare, per esempio, l’andamento dell’azienda o della concorrenza. Potrebbe inoltre rivelarsi utile l’utilizzo di tabelle, in modo da ordinare visivamente i dati!

Come scrivere un executive summary?

Abbiamo già visto i passaggi fondamentali per scrivere un racconto, ora andiamo a capire come scrivere un executive summary.

ragazzo scrive un executive sommario

Ricorda: l’executive summary deve poter essere letto al posto del documento aziendale che riassume, al fine di orientare con facilità il lettore all’interno della tua proposta! Ma come realizzare una perfetta sintesi partendo dal testo di partenza? Come non dimenticare nulla, come raggiungere la massima efficacia? Vediamo insieme i passaggi fondamentali!

–   Come già detto, la lunghezza dell’executive summary non deve superare il 10% di quella del documento di partenza; assicurati di essere conciso e di eliminare il superfluo!

–   Il sommario deve includere solo materiale presente nel documento o nei documenti di partenza! Infatti, il prodotto finale dovrà essere completamente indipendente dallo scritto di partenza: ricorda, l’executive summary deve poter essere letto separatamente dallo scritto complessivo!

–   Al fine di realizzare un prodotto pulito e chiaro, cerca di menzionare i diversi passaggi della tua proposta seguendo l’ordine del documento di partenza, evitando digressioni da esso. Ciò permetterà al lettore di orientarsi meglio all’interno del documento stesso e, in questo modo, di risparmiare tempo!

–   Utilizza delle parole chiave in comune con il tuo documento aziendale, come i titoli dei paragrafi, oppure i grafici e le tabelle.

–   Evita di dettagliare la tua sintesi con particolari già presenti all’interno del documento di partenza: chiunque voglia approfondire la tua proposta potrà facilmente trovarli all’interno di esso!

Ora che conosci tutti i segreti su come scrivere un executive summary, è arrivato il tuo momento! Ricorda: sii sintetico, chiaro e sicuro di te stesso! Elimina il superfluo e fai valere le tue idee!

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